Fatture insolute e solleciti di pagamento: le cose da sapere

Quello dell’amministrazione è un settore cruciale per qualsiasi azienda, poiché va a toccare gli aspetti organizzativi - in relazione al raggiungimento degli obiettivi di business - così come quelli di monitoraggio e controllo finanziario. La gestione del denaro è naturalmente il punto focale per il corretto svolgimento della vita in azienda, ecco perché in certi casi occorre intervenire tempestivamente per ripristinare gli equilibri. Vediamo cosa accade nell’eventualità in cui un cliente non paghi, mettendo a fuoco nello specifico i concetti di fattura insoluta e di sollecito di pagamento.

Come comportarsi quando un cliente non salda il conto

Le fatture insolute sono quelle fatture che, dopo essere state emesse a seguito della prestazione di un servizio oppure della vendita di un prodotto, non risultino ancora pagate dopo i termini di scadenza. Può capitare a qualsiasi azienda, imprenditore o professionista di trovarsi di fronte a una fattura non pagata. Come comportarsi? Bisogna intervenire in maniera tempestiva, inviando un sollecito di pagamento.

Volendo si può ricorrere a degli appositi software elettronici, i quali offrono senza dubbio molti vantaggi. Il fatto di lasciare che siano questi strumenti all’avanguardia a gestire i solleciti e ad inviarli in automatico, solleva dall’incombenza di dover telefonare personalmente ai clienti insolventi. E’ evidente come vi sia da un lato un risparmio importante di tempo mentre dall’altro si riescano a salvaguardare le relazioni con i clienti stessi.

La procedura di sollecito e l’importanza del controllo delle fatture

Quando il cliente riceve la fattura elettronica dopo la prestazione di un servizio può pagare immediatamente o comunque ha tempo per farlo generalmente entro 30 giorni. Resta possibile accordarsi per un pagamento ritardato, ad ogni modo tutti i dettagli dovranno essere presenti nel relativo documento. In tutti i casi, una volta raggiunto il termine di scadenza, il cliente è obbligato a saldare il conto. In caso contrario, in presenza cioè di fatture insolute, parte il sollecito di pagamento. Il quale, peraltro, dovrà indicare anche gli interessi di mora. Potrà essere inviato un secondo sollecito e anche un terzo: quest’ultimo potrà essere inviato da un legale per avviare il recupero crediti.

Se per una realtà aziendale di più ridotte dimensioni può risultare piuttosto semplice controllare che una fattura sia stata pagata, le cose cambiano per chi si trovi ogni giorno a produrre un gran numero di documenti. Ecco perché potrà essere utile affidarsi al software. Come sapere che il cliente ha ricevuto la fattura elettronica? Semplicemente una volta che questo è avvenuto si riceve l’ok da parte del Sistema di interscambio.

E’ chiaro che non bisogna allarmarsi alla prima settimana oppure alla seconda di mancato pagamento: un ritardo può essere nell’ordine delle cose. Se però passano molte settimane o magari dei mesi bisogna prendere provvedimenti per evitare di restare a bocca asciutta. E’ importante quindi procedere sempre a un controllo accurato per ciò che riguarda i pagamenti e le fatture insolute. Come accennato, grazie ai software per la fatturazione elettronica diventa possibile portare avanti queste verifiche in maniera automatica. In tal modo non sarà necessario che sia l’addetto alla contabilità a farlo, con un risparmio di tempo importante. Anche il sollecito, personalizzato per la singola azienda, potrà essere inviato direttamente dal software.